Setiap pengiriman offline disimpan di perangkat selama periode retensi tertentu sehingga Anda memiliki waktu untuk meninjau, memperbaiki, dan menyinkronkannya sebelum data kedaluwarsa. Aplikasi juga memberikan pengingat ketika ada pengiriman yang akan segera berakhir masa simpannya, sementara data yang gagal tetap tersedia untuk ditindaklanjuti secara manual hingga berhasil disinkronkan, dihapus, atau otomatis dihapus setelah masa retensi berakhir.

Selama proses sinkronisasi, setiap data kunjungan diproses secara aman untuk mencegah duplikasi dan memastikan seluruh progres pekerjaan tetap tersimpan, meskipun koneksi terputus atau aplikasi ditutup. Setelah sinkronisasi berhasil, kunjungan akan otomatis dipindahkan ke Riwayat Kunjungan, sedangkan pengiriman yang gagal akan tetap berada di antrean sehingga dapat disinkronkan kembali setelah kendala berhasil diatasi.

Proses sinkronisasi akan secara otomatis menentukan apakah data lokal sudah siap dikirim atau masih memerlukan tindakan lanjutan. Jika sinkronisasi berhasil, kunjungan akan langsung muncul di Riwayat Kunjungan. Jika sinkronisasi gagal karena masalah koneksi atau validasi data, aplikasi akan memberikan alur pemulihan yang sesuai sehingga progres pekerjaan tetap aman dan Anda dapat melanjutkan proses tanpa perlu mengulang pengisian data.

Setelah kunjungan diselesaikan dalam Mode Luring, seluruh data akan disimpan dengan aman di perangkat hingga dapat disinkronkan kembali saat koneksi tersedia. Draf yang telah disimpan sebelumnya tetap dapat dilanjutkan, sehingga Anda tidak kehilangan progres pekerjaan. Setelah proses sinkronisasi berhasil, data kunjungan akan otomatis dipindahkan ke Riwayat Kunjungan dan data lokal yang sudah tidak diperlukan akan dibersihkan secara otomatis.

Selama bekerja dalam Mode Luring, aplikasi tetap mengikuti kebijakan kunjungan yang telah diunduh, termasuk persyaratan selfie, geofence, dan validasi formulir. Seluruh data kunjungan yang telah diselesaikan akan disimpan secara lokal hingga dapat disinkronkan ketika koneksi tersedia kembali, serta tetap diberi penanda sebagai data yang berasal dari proses offline untuk kebutuhan pelaporan dan audit. Dengan demikian, pekerjaan dapat terus berjalan tanpa mengorbankan konsistensi data.

Unduh Otomatis menyesuaikan perilakunya berdasarkan kondisi jaringan, pengaturan Mode Luring, kapasitas penyimpanan perangkat, serta ketersediaan data yang telah diunduh sebelumnya. Bergantung pada kondisi tersebut, aplikasi dapat menggunakan data yang sudah ada, mengunduh data terbaru, atau melanjutkan proses tanpa membuat paket offline. Seluruh unduhan yang berhasil akan tercatat bersama data yang diunduh secara manual sehingga Anda dapat dengan mudah melihat referensi kunjungan yang tersedia untuk digunakan.

Aplikasi akan melindungi data yang masih digunakan untuk kunjungan yang sedang berlangsung maupun pengiriman data yang belum tersinkronisasi, sehingga tidak dapat dihapus atau ditimpa secara tidak sengaja. Data yang telah diunduh hanya diperbarui melalui proses unduh ulang yang dilakukan secara sengaja, serta dapat dihapus secara otomatis atau pada kondisi keluar akun tertentu sesuai status penggunaannya. Mekanisme ini membantu menjaga integritas data sekaligus memastikan penyimpanan offline tetap rapi dan andal.

Proses unduhan berjalan di latar belakang sehingga Anda tetap dapat menggunakan aplikasi sambil memantau perkembangannya melalui Pusat Unduhan. Aplikasi juga menampilkan waktu terakhir data offline berhasil diperbarui pada setiap channel, sehingga Anda dapat memastikan data telah siap sebelum memulai kunjungan. Jika proses unduhan tidak berhasil, status kegagalan akan tetap ditampilkan sehingga Anda dapat mengunduh ulang data tersebut setelah kendala teratasi

Setiap pengaturan akan langsung diterapkan dan bekerja secara independen, sehingga Anda dapat menyesuaikan perilaku aplikasi tanpa memengaruhi opsi lainnya. Konfigurasi yang dipilih akan tetap berlaku selama sesi login yang sama, namun akan kembali ke pengaturan default setelah Anda keluar dan masuk kembali ke aplikasi. Untuk mempelajari cara menyiapkan data kunjungan sebelum bekerja secara offline, lanjutkan ke Cara Mengunduh Data Kunjungan untuk Penggunaan Offline.

Tentang Apa Artikel Ini?

Ketika seorang karyawan lapangan menyelesaikan kunjungan menggunakan Offline Mode (Mode Luring), data yang dikirimkan mengikuti jalur yang berbeda menuju server dibandingkan dengan pengiriman online biasa. Alih-alih tercatat secara real time, kunjungan tersebut disimpan secara lokal di perangkat, diantrekan di halaman Perlu Dikirim, dan disinkronkan ke server di lain waktu — bisa beberapa menit, bisa pula beberapa jam setelah kunjungan sebenarnya dilakukan.

Untuk memberikan visibilitas penuh kepada administrator Client Portal mengenai bagaimana setiap kunjungan dilakukan, sistem menambahkan kolom metadata khusus pada laporan yang diekspor. Kolom-kolom ini memberi tahu Anda apakah Check-In atau Check-Out dilakukan secara online atau offline, kapan data offline tersebut benar-benar disinkronkan ke server, dan di mana lokasi perangkat saat proses sinkronisasi terjadi. Informasi ini penting untuk audit aktivitas lapangan, memahami kesegaran data, dan mengidentifikasi pola kondisi konektivitas tim Anda.

Artikel ini menjelaskan setiap kolom terkait offline di seluruh ekspor Visitation Report dan Task Report, arti setiap nilai, dan cara menginterpretasikan berbagai skenario yang akan Anda temui di data Anda.

Artikel Ini Ditujukan untuk Siapa?

Artikel ini ditulis untuk administrator Client Portal, manajer operasional, dan pemangku kepentingan bisnis yang mengekspor dan menganalisis data Visitation Report atau Task Report. Artikel ini tidak membahas pengalaman karyawan di aplikasi mobile — untuk informasi tersebut, silakan merujuk ke artikel-artikel Offline Mode di knowledge center mengenai alur kunjungan mobile.

Visitation Report: Kolom-Kolom Baru Terkait Offline

Ekspor Visitation Report kini menyertakan empat kolom baru di samping seluruh kolom laporan yang sudah ada. Kolom-kolom ini muncul di setiap baris yang diekspor — baik kunjungan online maupun offline.

Check-in Mode dan Check-out Mode

Kedua kolom ini mengidentifikasi apakah setiap tindakan dilakukan melalui alur online standar atau melalui Mode Luring (Offline Mode).

Setiap kolom beroperasi secara independen. Satu kunjungan dapat memiliki mode yang berbeda untuk Check-In dan Check-Out — misalnya, seorang karyawan mungkin melakukan Check-In secara online tetapi kehilangan koneksi di tengah kunjungan dan melakukan Check-Out secara offline, sehingga menghasilkan Check-In ONLINE dan Check-Out OFFLINE. Pola mode campuran ini umum terjadi pada karyawan yang bekerja di area dengan konektivitas yang tidak stabil.

Nilai yang mungkin muncul:

Kombinasi umum yang akan Anda temui dalam praktik:

OFFLINE MODE SYNC TIME

Kolom ini mencatat timestamp kapan data kunjungan offline berhasil disinkronkan ke server. Untuk kunjungan yang sepenuhnya online, kolom ini kosong.

Nilai yang mungkin muncul:

Selisih antara timestamp Check-In/Check-Out dengan OFFLINE MODE SYNC TIME menunjukkan berapa lama karyawan berada tanpa konektivitas. Check-Out pada pukul 10:00 WIB dan sync time pada pukul 15:00 WIB berarti data tersimpan di perangkat selama kurang lebih lima jam sebelum sampai ke server.

OFFLINE MODE SYNC LOCATION

Kolom ini menangkap lokasi perangkat pada saat data offline disinkronkan — bukan lokasi di mana kunjungan dilakukan. Ini merupakan titik data yang terpisah dari lokasi Check-In atau Check-Out.

Nilai yang mungkin muncul:

Kolom Selfie Proof

Ketika visitation policy mewajibkan pengambilan selfie, kolom Check-In dan Check-Out proof berinteraksi dengan pengiriman offline sebagai berikut:

Ketika kolom selfie proof menampilkan DELETED BY USER, kolom validasi face recognition dan liveness terkait mengikuti perilaku visitation policy — biasanya menampilkan Not Relevant ketika fitur validasi tersebut tidak berlaku.

Kolom Geofence

Ketika visitation policy mewajibkan validasi Geofence, kolom lokasi dan verifikasi Geofence untuk kunjungan offline mencerminkan data lokasi yang ditangkap selama proses Check-In atau Check-Out offline. Perangkat karyawan menggunakan lokasi terbaru yang tersedia atau lokasi yang di-cache saat berada dalam Mode Luring.

Device dan App Version

Kolom Check-in Version, Device, OS dan Check-out Version, Device, OS tetap tersedia untuk pengiriman offline. Nilai-nilai tersebut mencerminkan versi aplikasi, model perangkat, dan sistem operasi yang digunakan saat tindakan offline dilakukan — bukan pada saat sinkronisasi.

Task Report: Kolom-Kolom Baru Terkait Offline

Tiga ekspor Task Report kini menyertakan dua kolom baru yang mengidentifikasi apakah setiap pengiriman tugas berasal dari pemrosesan online atau offline. Kolom-kolom ini ditambahkan ke:

• Export Task Report Raw Data
• Export Compound Report Raw Data
• Export Nested Compound Report Raw Data

Submitted Mode

Kolom ini mengidentifikasi apakah pengiriman tugas dilakukan melalui alur online standar atau melalui Mode Luring.

Offline Mode Sync At

Kolom ini mencatat timestamp kapan pengiriman tugas offline diterima oleh server.

Baris Compound dan Nested Compound

Untuk ekspor Compound Report dan Nested Compound Report, setiap baris turunan mewarisi mode pengiriman dari tugas induknya. Jika sebuah tugas dikirimkan secara offline, semua baris compound dan nested compound yang terkait dengan tugas tersebut menampilkan OFFLINE sebagai Submitted Mode dan timestamp sinkronisasi yang sama pada kolom Offline Mode Sync At.

Pemetaan baris compound yang sudah ada, metadata, hubungan parent-child, dan kolom jawaban tetap tidak berubah.

Catatan Penting

Hanya Data yang Sudah Disinkronkan yang Muncul di Ekspor

Pengiriman yang masih tertunda di antrian Perlu Dikirim — belum disinkronkan ke server — tidak disertakan dalam ekspor mana pun. Pengiriman tugas atau kunjungan hanya tersedia di laporan yang diekspor setelah sinkronisasi berhasil. Setelah disinkronkan, baris tersebut muncul dengan Submitted Mode OFFLINE dan kolom Offline Mode Sync At terisi dengan timestamp sinkronisasi.

Ini berarti jika Anda mengekspor laporan untuk hari ini dan seorang karyawan masih memiliki pengiriman yang belum disinkronkan dari hari ini di Perlu Dikirim, catatan tersebut akan hilang dari ekspor. Catatan tersebut akan muncul di ekspor berikutnya setelah disinkronkan.

Perilaku Laporan yang Sudah Ada Tidak Berubah

Seluruh kolom laporan, filter, perilaku inisiasi ekspor, dan format file yang sudah ada tetap tidak berubah. Kolom-kolom baru terkait offline bersifat aditif — tidak menghapus, menggantikan, atau memodifikasi data yang sudah ada. File yang diekspor tetap dapat dibaca dalam format spreadsheet yang sama dengan yang digunakan oleh ekspor Visitation Report dan Task Report saat ini.

Apa Artinya Bagi Anda

Untuk manajer operasional yang memeriksa aktivitas lapangan harian: kolom Check-in Mode dan Check-out Mode memberikan visibilitas langsung mengenai kunjungan mana yang dilakukan secara online versus offline. Jika Anda melihat proporsi tinggi kunjungan OFFLINE untuk wilayah atau tim tertentu, ini mungkin mengindikasikan tantangan konektivitas yang persisten di area tersebut.

Untuk analis data yang membandingkan timestamp: kolom OFFLINE MODE SYNC TIME menjelaskan selisih antara kapan kunjungan terjadi (timestamp Check-In/Check-Out) dan kapan data muncul di server. Selisih yang besar adalah hal normal untuk pengiriman offline — ini mencerminkan waktu karyawan berada di lapangan tanpa konektivitas, bukan keterlambatan sistem.

Untuk tim audit dan kepatuhan: kolom OFFLINE MODE SYNC LOCATION memberi tahu Anda di mana perangkat berada saat data disinkronkan — ini berbeda dari di mana kunjungan dilakukan. Nilai DELETED BY USER pada kolom selfie proof menandai kasus di mana foto yang diambil secara offline dihapus dari perangkat sebelum sinkronisasi, yang mungkin perlu ditindaklanjuti.

Referensi Cepat: Semua Kolom Baru dalam Satu Pandangan

Visitation Report

Task Report / Compound Report / Nested Compound Report

Artikel ini hanya membahas perspektif ekspor Client Portal. Untuk informasi mengenai cara karyawan lapangan menggunakan Offline Mode selama kunjungan, silakan merujuk ke artikel-artikel Offline Mode di knowledge center untuk pengalaman mobile.

Tampilan tabel mempertahankan data sesuai kondisi saat laporan dikirim, termasuk tipe input yang kompleks dan data nested compound. Nilai yang panjang dapat diperluas untuk memudahkan pembacaan, sedangkan data nested compound dapat dibuka pada jendela baca khusus tanpa mengubah laporan asli. Dengan tampilan ini, admin dapat meninjau informasi yang detail secara lebih jelas sekaligus menjaga konteks setiap data yang tercatat.

Submission Detail mempertahankan isi laporan sesuai dengan kondisi saat dikirim, termasuk halaman yang dilewati, lampiran media, respons compound, serta jawaban dengan konten yang panjang. Gambar, file, dan data yang melebihi batas tampilan dapat dibuka melalui jendela pratinjau khusus tanpa memengaruhi laporan asli, sehingga memberikan referensi yang akurat untuk kebutuhan pelaporan dan kepatuhan.

Setiap file hasil ekspor dilengkapi dengan data laporan serta metadata ekspor yang menunjukkan waktu pembuatan laporan, pengguna yang menjalankan ekspor, dan filter yang digunakan. Apabila jumlah data melebihi batas ukuran file yang didukung, sistem akan membagi hasil ekspor ke dalam beberapa file tanpa mengubah struktur laporannya. Setelah proses ekspor selesai, file dapat diunduh melalui halaman Export Result untuk digunakan dalam kebutuhan pelaporan maupun analisis lebih lanjut.

Setiap permintaan ekspor diproses secara asynchronous dan dicatat pada halaman Export Result, sehingga Anda dapat memantau progresnya, meninjau filter yang digunakan, serta mengunduh file setelah proses selesai selama masih berada dalam masa retensi. Batas permintaan ekspor dan kebijakan kedaluwarsa file membantu menjaga performa sistem sekaligus menyediakan jejak audit yang lengkap untuk setiap aktivitas ekspor.

Peta ini selalu terhubung dengan daftar kunjungan, sehingga Anda dapat berpindah dengan mudah antara visualisasi rute dan detail setiap kunjungan. Selain menampilkan jalur perjalanan, peta juga memberikan indikator yang jelas untuk lokasi channel, titik check-in dan check-out, serta informasi kepatuhan kunjungan, dan tetap dapat digunakan meskipun jalur rute tidak berhasil dimuat.