Seluruh entri pada Activity Log bersifat permanen dan tetap tersedia meskipun channel telah diedit atau mengalami perubahan status di kemudian hari. Dengan menyimpan riwayat tindakan, pelaku, waktu kejadian, serta perubahan status, Activity Log menjadi referensi yang andal untuk meninjau riwayat channel, memverifikasi proses operasional, dan memenuhi kebutuhan audit.

Laporan tugas dan riwayat kunjungan yang telah selesai akan tetap dapat diakses meskipun status channel kemudian berubah, misalnya menjadi tidak aktif atau ditolak. Dengan demikian, seluruh riwayat aktivitas Anda tetap tersimpan sebagai referensi dan kebutuhan pelaporan, sementara tugas aktif akan selalu mengikuti status operasional channel saat ini.

Setelah penugasan disimpan, karyawan akan menerima tugas sesuai dengan konfigurasi cakupan channel, cakupan karyawan, dan pengaturan kunjungan pertama. Perubahan pada penugasan ini hanya berlaku untuk kunjungan yang memenuhi syarat di masa mendatang, sehingga kunjungan dan laporan yang telah selesai tetap tidak berubah, sementara ketersediaan tugas berikutnya mengikuti konfigurasi terbaru.

Setelah konfigurasi form disimpan, setiap channel baru yang memenuhi syarat akan otomatis mewarisi assignment tersebut tanpa memerlukan pengaturan tambahan. Karyawan akan melihat form yang ditugaskan ketika mereka memiliki akses ke channel sesuai status dan aturan assignment yang berlaku, sehingga pengalaman penggunaan tetap konsisten sekaligus mengurangi pekerjaan administratif dalam pengelolaan assignment form.

Channel di luar rencana tidak akan dihitung ke dalam target PJP, indikator penyelesaian, maupun pencapaian KPI hingga administrator menambahkannya secara manual ke dalam PJP group Anda. Dengan mekanisme ini, pengukuran kinerja tetap akurat sekaligus memberikan fleksibilitas bagi Anda untuk mencatat peluang baru dan melakukan kunjungan di luar jadwal yang telah direncanakan.

Channel di luar rencana akan tetap terpisah dari kunjungan PJP yang telah dijadwalkan hingga administrator menambahkannya ke dalam journey plan Anda. Dengan demikian, Anda tetap dapat mencatat peluang atau channel baru tanpa mengganggu jadwal kunjungan yang sudah direncanakan, sekaligus memastikan visibilitas channel selalu mengikuti assignment dan status operasional yang berlaku.

Proses penyelesaian tugas, penyimpanan draft, pengiriman data, pelacakan target, hingga check-out mengikuti perilaku yang sama seperti kunjungan pada channel lainnya. Meskipun status channel berubah setelah kunjungan dimulai, riwayat kunjungan yang telah selesai dan laporan tugas yang telah dikirim tetap dapat diakses, sehingga seluruh catatan operasional tetap tersimpan untuk kebutuhan pelacakan dan pelaporan.

Sebelum kunjungan dimulai, sistem akan memastikan bahwa channel tersedia berdasarkan statusnya saat ini dan hak akses yang Anda miliki. Setelah check-in berhasil, kunjungan akan mengikuti alur visitation standar, termasuk seluruh aturan yang dikonfigurasi dalam visitation policy seperti verifikasi lokasi dan validasi wajib lainnya. Dengan demikian, pengalaman berkunjung ke channel yang dibuat melalui mobile tetap konsisten dengan proses kunjungan standar yang berlaku di organisasi Anda.

Setelah channel ditolak, channel tersebut tidak lagi tersedia untuk aktivitas operasional dan tidak dapat digunakan dalam proses kunjungan maupun alur kerja lainnya. Pembuat channel akan kehilangan akses ke channel tersebut di aplikasi mobile, sedangkan informasi penolakan, termasuk alasan penolakan dan riwayat persetujuannya, tetap tersedia di Client Portal untuk keperluan audit. Dengan demikian, setiap keputusan persetujuan dapat ditelusuri tanpa mengurangi konsistensi pengelolaan data channel.

Setelah disetujui, channel akan keluar dari daftar Pending Approval dan berfungsi seperti channel aktif lainnya. Pembuat channel akan tetap mendapatkan assignment, karyawan dengan assignment ALL secara otomatis memperoleh akses ke channel tersebut, sedangkan karyawan dengan assignment Specific hanya akan mendapatkan akses jika ditugaskan secara eksplisit. Seluruh proses persetujuan juga dicatat pada system log untuk keperluan audit sehingga perubahan status dan assignment dapat ditelusuri kapan pun diperlukan.

Sebelum channel berstatus pending disetujui, karyawan yang membuatnya belum dapat menggunakan channel tersebut untuk melakukan kunjungan, dan channel juga belum muncul sebagai channel aktif di aplikasi mobile. Channel akan tetap tidak tersedia hingga administrator menyelesaikan proses peninjauan, sehingga hanya data channel yang telah diverifikasi yang dapat digunakan dalam aktivitas operasional.

Melalui Client Portal, administrator dapat meninjau permintaan channel yang masih berstatus pending, memeriksa seluruh informasi yang diajukan, kemudian memutuskan untuk menyetujui atau menolaknya. Selama proses ini berlangsung, channel tetap berada dalam mode hanya-baca, dan seluruh aktivitas peninjauan dicatat pada Activity Log sebagai bagian dari kebutuhan audit.

Memahami perilaku channel yang masih berstatus pending membantu karyawan maupun administrator mengetahui apa yang terjadi selama proses peninjauan berlangsung. Alur ini menjaga kualitas data sekaligus memastikan bahwa hanya channel yang telah diverifikasi yang dapat digunakan untuk penugasan dan aktivitas kunjungan.

Saat Persetujuan Otomatis diaktifkan, channel akan langsung aktif dan siap digunakan untuk kunjungan. Karyawan yang membuat channel dapat langsung mengaksesnya, sementara karyawan dengan penugasan ke seluruh channel akan otomatis memperoleh akses ke channel tersebut. Sebaliknya, karyawan yang hanya ditugaskan ke channel tertentu tidak akan menerima channel baru secara otomatis, kecuali mereka adalah pembuat channel, sehingga visibilitas channel tetap mengikuti aturan penugasan yang telah dikonfigurasi.

Melalui Client Portal, administrator dapat memverifikasi bahwa channel telah dibuat dan disetujui secara otomatis melalui Activity Log. Sistem mencatat aktivitas pembuatan channel serta persetujuan otomatis sebagai bagian dari riwayat audit. Pembaruan penugasan channel juga langsung tercermin pada detail karyawan dan channel terkait, sehingga administrator dapat memastikan bahwa akses dan visibilitas telah diterapkan dengan benar.

Persetujuan Otomatis menyederhanakan proses pembuatan channel dengan membuat channel baru langsung siap digunakan, sekaligus menjaga transparansi melalui pencatatan aktivitas dan pembaruan penugasan secara otomatis. Memahami perilaku ini membantu administrator maupun karyawan mengetahui kapan sebuah channel dapat digunakan dan bagaimana akses channel ditentukan berdasarkan jenis penugasannya.

Memahami cara kerja Daftar Channel penting untuk menjaga data channel tetap akurat dan terorganisir. Informasi status, sumber channel, serta kemampuan filter dan pencarian membantu administrator mengidentifikasi channel pada berbagai tahap siklusnya, mulai dari menunggu persetujuan hingga aktif digunakan. Bergantung pada status channel, administrator dapat mengelola detail channel secara langsung atau meninjau data yang diajukan dalam mode hanya-baca, sehingga proses pengelolaan channel tetap terkontrol dan transparan.

Menyetujui channel akan mengaktifkannya sehingga dapat digunakan dalam database channel, sedangkan menolak channel akan mencegahnya digunakan serta menyimpan alasan penolakan sebagai referensi di masa mendatang. Seluruh aktivitas persetujuan dan penolakan dicatat dalam log sistem untuk mendukung kebutuhan audit dan transparansi. Sistem juga menyediakan mekanisme perlindungan terhadap pembaruan yang dilakukan secara bersamaan oleh beberapa pengguna, sehingga perubahan status channel tetap akurat dan konsisten.

Meninjau permintaan channel sebelum disetujui membantu menjaga kualitas data dan memastikan bahwa channel baru telah memenuhi kebutuhan operasional organisasi. Setiap permintaan menyertakan riwayat pembuatan dan salinan data yang diajukan, sehingga proses peninjauan menjadi lebih transparan dan mudah diaudit. Karena channel yang masih berstatus pending bersifat hanya-baca selama proses review, administrator dapat melakukan evaluasi dengan aman sebelum mengambil keputusan untuk menyetujui atau menolak permintaan tersebut.