Cara Melakukan Persetujuan Permintaan (Request) Melalui Email (In-Mail Approval)

    Last updated on 

    Panduan ini menjelaskan bagaimana approver dapat meninjau dan mengambil tindakan atas permintaan karyawan—seperti Cuti, Lembur, atau Dispute Kehadiran/Lembur—langsung melalui notifikasi email yang dikirim oleh Staffinc Suite.
    Ketika karyawan mengajukan request dan memiliki alur persetujuan berlapis, sistem akan otomatis mengirim email kepada setiap approver sesuai urutan layer. Fitur ini memudahkan dan mempercepat proses persetujuan tanpa harus membuka Client Portal.

    Langkah-Langkah Melakukan Persetujuan dari Email

    1. Buka email notifikasi yang dikirim oleh sistem untuk request karyawan (misalnya: Pengajuan Cuti).
    2. Tinjau detail request yang ditampilkan di dalam email, seperti:
      1. Nama karyawan yang mengajukan request
      2. Tanggal cuti/lembur yang diminta
      3. Sisa saldo cuti (jika request cuti)
      4. Layer persetujuan saat ini
      5. Informasi tambahan sesuai jenis request
    3. Pilih aksi persetujuan yang tersedia sesuai jenis request.
      Untuk request Cuti, opsi yang tersedia adalah:
      1. Approve sebagai Cuti Berbayar (Paid Leave)
      2. Approve sebagai Cuti Tidak Berbayar (Unpaid Leave)
      3. Reject (tanpa revisi)
        Catatan: Reject with Revision tidak dapat dilakukan melalui email dan harus melalui Client Portal.
    4. Lakukan persetujuan dengan memilih opsi yang sesuai (misalnya: Approve as Paid). Sistem akan menampilkan pesan sukses sebagai konfirmasi.
    5. Jika masih terdapat layer persetujuan berikutnya, sistem akan otomatis mengirim email notifikasi kepada approver di layer berikutnya untuk melanjutkan proses persetujuan.
    6. Jika ingin, Anda juga dapat membuka request di Staffinc Suite Client Portal melalui link yang tersedia di email, yang akan membawa Anda langsung ke halaman Pending Approval.
    7. Setelah seluruh approver menyelesaikan proses persetujuan, status request akan menjadi Approved, dan Anda dapat melihat detail finalnya di Client Portal.

    ⚠ Informasi Penting — Wajib Diperhatikan

    1. Risiko Ketika Email Diteruskan (Forwarded)
      Jika email persetujuan diteruskan kepada orang lain (meskipun orang tersebut bukan bagian dari approval layer), penerima email tersebut masih bisa melakukan approve atau reject melalui link yang ada.
      ➜ Demi keamanan, approver tidak boleh meneruskan email persetujuan kepada orang lain.
    2. Limitasi “Reject with Revision”
      Untuk request Cuti dan Lembur:
      • ✔ Reject (tanpa revisi) dapat dilakukan langsung dari email.
      • ✘ Reject with Revision tidak dapat dilakukan melalui email dan harus dilakukan melalui Staffinc Suite Client Portal.

    Dengan fitur in-mail approval, proses persetujuan menjadi lebih cepat dan praktis tanpa perlu masuk ke portal setiap saat. Hal ini membantu menjaga kelancaran operasional, mengurangi keterlambatan persetujuan, dan memastikan karyawan menerima update secara tepat waktu.