Cara Melakukan Persetujuan untuk Lembur yang Menunggu Persetujuan

    Last updated on 

    Panduan ini menjelaskan cara menyetujui atau menolak pengajuan lembur yang berstatus Menunggu Persetujuan di Staffinc Suite melalui menu Pending Approval. Fitur ini digunakan oleh atasan, supervisor, atau tim HR untuk memverifikasi dan memvalidasi pengajuan lembur karyawan sebelum dicatat sebagai lembur resmi.

    Panduan Langkah demi Langkah

    1. Dari menu navigasi di sisi kiri, klik “Attendances”, lalu pilih submenu “Pending Approval”.
    2. Pada halaman Pending Approval, klik tab “Overtime” untuk melihat daftar pengajuan lembur yang menunggu persetujuan.
    3. Sistem akan menampilkan daftar karyawan dengan pengajuan lembur yang menunggu persetujuan. Informasi yang ditampilkan meliputi:
      • Nama karyawan
      • Tanggal lembur
      • Waktu mulai dan selesai lembur
      • Total durasi lembur
    1. Pilih salah satu pengajuan lembur, lalu klik “View Detail” untuk membuka detail pengajuan lembur tersebut.
    2. Pada halaman detail, lakukan peninjauan terhadap informasi berikut:
      • Waktu clock-in dan clock-out lembur
      • Total jam lembur yang diajukan
      • Catatan atau alasan lembur dari karyawan (jika ada)
      • Riwayat persetujuan (jika pengajuan lembur menggunakan alur persetujuan berlapis)
    1. Setelah melakukan peninjauan, lakukan salah satu tindakan berikut:
      • Klik “Approve” untuk menyetujui pengajuan lembur
      • Klik “Reject” untuk menolak pengajuan lembur (dapat disertai catatan atau alasan penolakan)
    1. Setelah tindakan dilakukan, status pengajuan lembur akan diperbarui secara otomatis sesuai keputusan yang diambil.

    Catatan Penting Mengenai Proses Persetujuan Berlapis (Multi-Layer Approval)

    Pengajuan lembur di Staffinc Suite dapat dikonfigurasi menggunakan alur persetujuan berlapis (multi-layer approval). Artinya, satu pengajuan lembur dapat memerlukan persetujuan dari lebih dari satu approver sebelum dinyatakan final.

    Hal-hal penting yang perlu diperhatikan:

    • Pengajuan lembur harus disetujui secara berurutan oleh setiap approver pada masing-masing lapisan.
    • Approver pada lapisan pertama harus memberikan keputusan sebelum pengajuan diteruskan ke lapisan berikutnya.
    • Jika approver bukan merupakan approver terakhir, maka tindakan Approve akan meneruskan pengajuan ke lapisan selanjutnya dan status tetap Menunggu Persetujuan.
    • Keputusan akhir hanya ditentukan oleh approver pada lapisan terakhir.

    Hasil akhir dari proses persetujuan adalah sebagai berikut:

    • Jika pengajuan lembur disetujui pada lapisan terakhir:
      • Lembur akan dicatat sebagai lembur resmi
      • Durasi lembur akan dihitung dan digunakan untuk proses payroll atau perhitungan kompensasi sesuai konfigurasi perusahaan
    • Jika pengajuan lembur ditolak pada lapisan manapun:
      • Status pengajuan akan langsung berubah menjadi Rejected
      • Pengajuan lembur tidak akan dihitung sebagai lembur resmi.

    Manfaat Menyetujui Lembur yang Menunggu Persetujuan

    Dengan melakukan persetujuan terhadap pengajuan lembur yang menunggu persetujuan dan memahami alur persetujuan berlapis, perusahaan dapat memastikan bahwa lembur yang tercatat benar-benar valid, sesuai kebijakan, serta mendukung akurasi perhitungan payroll dan transparansi operasional.