Cara Memulai Mencatat Permintaan Lembur di Staffinc Suite
Tujuan
Panduan ini menjelaskan persyaratan, pengaturan, dan proses untuk membuat permintaan lembur di Staffinc Suite. Mengikuti langkah-langkah ini membantu memastikan catatan lembur akurat dan pemrosesan payroll berjalan lancar.
Persyaratan Sebelum Membuat Permintaan Lembur
Sebelum seorang karyawan dapat mengajukan permintaan lembur, pastikan pengaturan berikut sudah dilakukan:
- Attendance Policy
- Karyawan harus ditetapkan pada attendance policy yang memiliki fitur lembur diaktifkan.
- Overtime Policy
- Jika dikonfigurasi, permintaan akan mengikuti aturan khusus di dalam kebijakan tersebut.
- Jika tidak dikonfigurasi, sistem akan menggunakan perhitungan durasi manual default:
- Jam: 0–24
- Menit: 0–59
- Tipe Durasi Lembur (dalam overtime policy)
- Automatic Calculation → Durasi dihitung otomatis oleh sistem dan tidak dapat diubah. Termasuk opsi pembulatan jika disetel.
- Manual Input → Durasi dimasukkan secara manual oleh peminta.
- Approval Rules
- Aturan persetujuan harus dipetakan ke karyawan.
- Jika belum dipetakan, default-nya adalah Anyone (siapa saja bisa menyetujui).
- Approval Requirement
- Secara default, semua permintaan lembur memerlukan persetujuan dari admin/pejabat yang ditetapkan.
Ringkasan Pengaturan Durasi
| Tipe Durasi | Durasi Dapat Diedit | Opsi Pembulatan | Approval Required |
|---|---|---|---|
| Manual Input | ✅ Ya | ❌ Tidak | ✅ Ya |
| Automatic Calculation | ❌ Tidak | ✅ Ya (jika dikonfigurasi) | ✅ Ya |
Langkah-langkah Membuat Permintaan Lembur
- Akses Overtime Request
- Dari menu Pengajuan di Staffinc Work, pilih Overtime Request.
- Buat Permintaan Baru
- Klik Create Request.
- Isi Detail Permintaan
- Date — Pilih tanggal lembur.
- Duration — Masukkan durasi secara manual jika kebijakan menggunakan manual input (jika automatic calculation, sistem akan mengisi otomatis).
- Reason — (Opsional) Isi alasan lembur jika diperlukan.
- Kirim untuk Persetujuan
- Klik Submit untuk mengirim permintaan lembur ke proses persetujuan.
Status Permintaan Lembur
Setelah dikirim, setiap permintaan lembur akan memiliki status berikut:
- Pending → Menunggu persetujuan.
- Approved → Permintaan disetujui dan akan dimasukkan ke payroll.
- Rejected → Permintaan ditolak.
- Need Revision → Membutuhkan perubahan, lalu perlu diedit dan diajukan ulang.
Penutup
Dengan mengikuti panduan ini, karyawan dapat mengajukan permintaan lembur yang sesuai dengan kebijakan perusahaan, dan HR/manager dapat memastikan catatan lembur ditangani dengan benar melalui alur persetujuan yang telah ditentukan.