Cara Memulai Pencatatan Permintaan Cuti di Staffinc Suite

    Last updated on 

    Pencatatan cuti merupakan bagian dari sistem manajemen kehadiran yang lebih luas di Staffinc Suite. Fitur ini memungkinkan karyawan melakukan self-service untuk mengajukan permintaan cuti langsung melalui aplikasi, sekaligus memastikan manajer dan tim HR tetap memiliki visibilitas serta kontrol melalui alur persetujuan yang dapat dikonfigurasi.

    Sebelum karyawan dapat mulai mengajukan permintaan cuti, terdapat beberapa langkah pengaturan yang harus diselesaikan oleh Admin. Panduan ini menjelaskan setiap langkah tersebut secara bertahap.

    🔄 Gambaran Alur Permintaan Cuti

    1. Karyawan mengajukan permintaan cuti melalui aplikasi Staffinc Work.
    2. Permintaan dikirim untuk diproses sesuai dengan aturan persetujuan yang telah dikonfigurasi.
    3. Setelah disetujui, permintaan cuti akan secara otomatis memperbarui catatan kehadiran pada tanggal yang dipilih.

    Untuk mengaktifkan alur ini, ikuti langkah-langkah pengaturan di bawah ini.

    🛠️ Panduan Pengaturan Langkah demi Langkah

    1️⃣ Membuat Leave Policy

    Leave Policy mendefinisikan aturan tentang bagaimana kuota atau saldo cuti diberikan serta bagaimana cuti dapat diajukan oleh karyawan.

    Konfigurasi Utama:

    • Kuota atau saldo cuti per karyawan
    • Skema pembentukan cuti (misalnya tahunan, bulanan, atau sejak tanggal bergabung)
    • Aturan pengajuan cuti, seperti:
      • Mengizinkan cuti setengah hari
      • Menetapkan batas maksimal cuti dalam periode tertentu
    🔄 Anda dapat membuat beberapa Leave Policy untuk menyesuaikan kebutuhan kelompok karyawan atau hak cuti yang berbeda.

    📍Navigasi:

    Settings → Leave Policy → Create Leave Policy

    2️⃣ Mengaktifkan Leave Request di Attendance Policy

    Attendance Policy merupakan konfigurasi utama yang mengontrol perilaku kehadiran karyawan, termasuk apakah pengajuan cuti diperbolehkan.

    Poin Penting:

    • Pastikan opsi Leave Request diaktifkan.
    • Secara default, pengajuan cuti memerlukan persetujuan (auto-approval atau pengaturan manual lainnya saat ini belum tersedia).
    📌 Pengaturan ini memastikan setiap permintaan cuti mengikuti alur persetujuan yang berlaku.

    Settings → Attendance Policy → Create Attendance Policy

    3️⃣ Menyiapkan Approval Workflow

    Approval Rules menentukan siapa yang berwenang menyetujui permintaan cuti dan bagaimana urutan persetujuannya.

    Opsi Konfigurasi:

    • Membuat alur persetujuan bertingkat (misalnya: Team Lead → Manager → HR)
    • Jika tidak memerlukan alur bertingkat, aturan dapat disetel menjadi Anyone, sehingga approver yang ditugaskan dapat menyetujui permintaan
    👥 Alur persetujuan membantu menjaga transparansi dan memastikan permintaan cuti divalidasi oleh pihak yang tepat.

    Settings → Approval Rules → Create Approval Rules

    4️⃣ Menetapkan Kebijakan ke Karyawan

    Setelah kebijakan dibuat, kebijakan tersebut harus ditetapkan ke setiap karyawan.

    Kebijakan yang Perlu Ditetapkan:

    • Attendance Policy
    • Leave Policy
    • Approval Rules

    Cara Menetapkan:

    • Melalui profil karyawan secara individual (saat membuat atau mengedit data karyawan)
    • Atau melalui proses bulk upload di menu karyawan
    🔁 Fleksibilitas ini memungkinkan pengelolaan karyawan dalam jumlah besar sekaligus tetap mendukung penyesuaian individual.

    Employee → Create / Edit Employee
    atau
    Employee → Import → Assign Leave Policy & Approval Rules

    5️⃣ Karyawan Dapat Mulai Mengajukan Permintaan Cuti

    Setelah seluruh pengaturan selesai, karyawan dapat mulai mengajukan permintaan cuti melalui aplikasi Staffinc Work.

    Alur Pengajuan:

    • Permintaan cuti dikirim oleh karyawan
    • Permintaan muncul di halaman Pending Approval (Attendance → Pending Approval)
    • Approver yang ditugaskan dapat menyetujui atau menolak permintaan
    • Permintaan cuti yang disetujui akan tercermin pada catatan kehadiran di tanggal terkait
    ⏳ Status permintaan cuti (disetujui atau ditolak) akan langsung memengaruhi pencatatan kehadiran dan proses penggajian.