Cara Mengedit Status Kehadiran Secara Massal (Bulk)
Video ini menjelaskan bagaimana admin dapat mengedit beberapa status kehadiran sekaligus menggunakan fitur Bulk Edit Attendance di Staffinc Suite. Fitur ini membantu menghemat waktu ketika memperbarui banyak data secara bersamaan, seperti menandai beberapa karyawan hadir atau mengubah status menjadi cuti. Anda juga akan mempelajari cara sistem menyesuaikan kebijakan cuti dan saldo cuti selama proses ini.
Langkah-langkah:
- Masuk ke Staffinc Suite
Login ke akun admin Anda di Staffinc Suite. - Buka Halaman Attendance Overview
Arahkan ke halaman Attendance Overview untuk melihat seluruh data kehadiran. - Akses Menu Bulk Edit Attendance & Ekspor Template
- Klik menu Bulk Edit Attendance.
- Ekspor template bulk edit untuk melakukan perubahan data secara offline.
- Perbarui Status Kehadiran
- Di template yang diekspor, temukan data karyawan yang relevan dan ubah status kehadiran saat ini menjadi status kehadiran yang diinginkan.
- Silakan lihat lembar referensi Kode Status Kehadiran (Attendance Status Code) untuk menyalin kode status yang sesuai ke dalam template unggahan.
- Ubah ke Status Cuti dan Pilih Kebijakan Cuti
- Untuk data lainnya, ubah status kehadiran menjadi status cuti (misalnya Cuti Berbayar).
- Pilih Kebijakan Cuti (Leave Policy) yang sesuai agar sistem dapat menghitung pengurangan saldo cuti dengan benar.
- Setelah selesai, unggah kembali template yang telah diperbarui ke sistem.
- Notifikasi Hasil Unggahan
Setelah diunggah, hasil dari proses (termasuk data yang berhasil atau gagal) akan dikirim ke alamat email yang Anda masukkan di formulir unggahan. - Lihat Perubahan di Attendance Overview
Setelah diproses, Anda dapat melihat pembaruan status kehadiran di halaman Attendance Overview. - Periksa Activity Log
Buka Activity Log untuk melihat catatan perubahan kehadiran, termasuk siapa yang melakukan perubahan dan kapan dilakukan.
Informasi Penting:
- Jika seorang karyawan memiliki beberapa jadwal kerja dalam satu hari, dan Anda mengubah salah satunya menjadi status cuti (misalnya Cuti Berbayar), maka sistem akan secara otomatis mengubah seluruh jadwal lainnya di hari yang sama menjadi status cuti yang sama.
- Sistem hanya akan memotong saldo cuti sebanyak 1 hari dan bukan per jadwal.
- Jika status kehadiran diubah kembali dari Cuti Berbayar menjadi Hadir (Present), maka sistem akan mengembalikan (refund) saldo cuti secara otomatis.
Dengan fitur Bulk Edit Attendance, admin dapat mengelola banyak data kehadiran secara efisien hanya dalam beberapa langkah. Fitur ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga memastikan akurasi pencatatan kehadiran, pengelolaan cuti yang tepat, dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.