Cara Menugaskan Jadwal ke Karyawan Menggunakan Proses Bulk Upload

    Last updated on 

    Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari cara menugaskan jadwal kepada beberapa karyawan sekaligus di aplikasi Staffinc Suite menggunakan proses bulk upload.
    Kita akan memulai dari halaman Employee’s Schedule, mengekspor template, mengisinya, mengimpor kembali, dan mengonfirmasi hasilnya dengan melihat jadwal karyawan yang telah diperbarui sehingga setiap karyawan memiliki jadwal lengkap selama 7 hari.

    🔹 Akses Halaman Bulk Assign Schedule

    1. Mulai dari Halaman Employee’s Schedule
      Buka halaman Employee’s Schedule untuk melihat jadwal karyawan saat ini.
      Misalnya, Aditya Saputra memiliki beberapa slot kosong dalam minggu ini (contoh: 24–30 Maret 2025).
    2. Temukan Tombol Action
      Klik tombol “Action” untuk memulai proses penugasan massal (bulk assign).
    3. Buka Menu Dropdown
      Setelah mengklik tombol Action, menu dropdown akan muncul.
    4. Pilih Bulk Assign Schedule
      Klik “Bulk Assign Schedule” dari menu dropdown untuk memulai proses penugasan massal.

    🔹 Ekspor Template

    1. Akses Halaman Bulk Assign Schedule
      Anda sekarang berada di halaman Bulk Assign Schedule.
      Langkah pertama adalah mengekspor template yang akan digunakan untuk mengisi jadwal. Semua filter wajib diisi agar tombol Export Template aktif.
    2. Temukan Filter Working Group
      Tentukan karyawan yang ingin dimasukkan ke dalam template dengan memilih Working Group.
    3. Pilih Working Group
      Misalnya, pilih “Sales Team” pada filter Working Group.
    4. Pilih Level
      Pilih Level, misalnya “Regional Managers”, di dalam Working Group yang telah dipilih.
    5. Pilih Nodes
      Pilih Nodes, seperti “East Jakarta” dan “South Jakarta”, untuk menentukan karyawan yang akan diekspor.
    6. Temukan Filter Attendance Period
      Tentukan periode tanggal yang ingin digunakan untuk jadwal.
    7. Atur Attendance Period
      Pilih periode kehadiran, misalnya 24–30 Maret 2025, untuk menetapkan rentang tanggal.
    8. Temukan Kolom Email
      Masukkan alamat email tujuan pengiriman template.
    9. Masukkan Alamat Email Anda
      Contoh: user@example.com – template akan dikirim ke alamat ini.
    10. Periksa Tombol Export Template (Nonaktif)
      Tombol Export Template akan nonaktif jika semua filter belum diisi.
    11. Periksa Tombol Export Template (Aktif)
      Setelah semua filter diisi, tombol akan aktif.
    12. Klik Tombol Export Template
      Klik “Export Template” untuk memulai proses ekspor.
      Anda akan melihat indikator “Loading…” saat sistem menyiapkan file template (proses ini mungkin memakan waktu beberapa saat).
    13. Tunggu Proses Ekspor Selesai
      Sistem akan mengekspor template di latar belakang. Tunggu hingga proses selesai.
    14. Konfirmasi Ekspor Berhasil
      Setelah selesai, akan muncul notifikasi: "Exported data sent to email. Check your inbox periodically."
    15. Tangani Error Ekspor (Jika Ada)
      Jika terjadi kesalahan, seperti “Maximum attempt exceeded”, tunggu waktu yang ditentukan (contoh: 5 menit) sebelum mencoba kembali.

    🔹 Isi Template

    1. Tinjau Template yang Diekspor
      Template yang diekspor akan berisi panduan pengisian data.
      Anda hanya perlu mengisi Employee ID dan Master Schedule ID.
    2. Isi Kolom Master Schedule ID
      Pada kolom Master Schedule, masukkan nilai ID jadwal dalam format angka untuk setiap karyawan.
    3. Persiapkan Template yang Telah Diisi
      Setelah selesai diisi, template akan menggantikan data yang ada di portal klien.
      File template yang sudah lengkap harus diunggah dalam format CSV.

    🔹 Impor Template yang Telah Diisi

    1. Temukan Bagian Import File
      Kembali ke aplikasi Staffinc Suite, lalu cari bagian Import File di jendela popup.
      Anda dapat mengklik area unggahan atau drag and drop file CSV ke area yang disediakan.
    2. Pilih Template yang Telah Diisi
      Setelah file dipilih, klik tombol “Import File” untuk memulai proses unggah.
    3. Mulai Proses Import
      Klik tombol “Import” untuk memulai proses impor dan validasi file CSV.

    🔹 Konfirmasi Penugasan Jadwal

    1. Tutup Popup Hasil Upload
      Klik tombol “Close” pada popup untuk kembali ke halaman Employee’s Schedule.
    2. Lihat Jadwal yang Diperbarui
      Di halaman Employee’s Schedule, Anda sekarang akan melihat jadwal yang sudah diperbarui.
      Misalnya, Aditya Saputra kini memiliki jadwal lengkap selama 7 hari (24–30 Maret 2025) dengan:
      • Jadwal kerja: “Morning Shift: 09:00–17:00” untuk Senin–Jumat
      • Jadwal libur: “Day-Off” untuk Sabtu dan Minggu