Cara Menugaskan Schedule Pattern ke Karyawan

    Last updated on 

    Dalam panduan ini, Anda akan mempelajari cara menugaskan schedule pattern kepada beberapa karyawan sekaligus di aplikasi Staffinc Suite menggunakan proses bulk upload.
    Kita akan mulai dari halaman Employee Database, mengekspor template, mengimpornya kembali untuk menugaskan schedule pattern, lalu melihat hasil penugasannya di halaman Employee Details pada bagian Attendance BETA.
    Setelah proses ini selesai, sistem akan otomatis membuat jadwal kerja untuk setiap karyawan berdasarkan schedule pattern yang telah ditugaskan.

    🔹 Akses Modal Assign Attendance Data

    1. Mulai dari Halaman Employee Database
      Buka halaman Employee Database untuk melihat daftar karyawan Anda.
    2. Temukan Tombol Import
      Klik tombol “Import” untuk memulai proses penugasan schedule pattern secara massal.
    3. Buka Menu Dropdown
      Setelah tombol Import diklik, menu dropdown akan muncul.
    4. Pilih Assign Attendance Data
      Dari menu dropdown, pilih “Assign Attendance Data” untuk memulai proses bulk assignment schedule pattern.

    🔹 Ekspor Template

    1. Masuk ke Modal Assign Attendance Data
      Anda sekarang berada di modal Assign Attendance Data.
    2. Temukan Tombol Export Template
      Klik tombol “Export Template” untuk mengekspor template yang akan digunakan dalam penugasan schedule pattern.
    3. Buka Modal Email
      Setelah mengklik Export Template, akan muncul modal baru untuk memasukkan alamat email Anda.
    4. Isi Kolom Email
      Masukkan alamat email tempat template akan dikirim, misalnya user@example.com.
    5. Mulai Proses Ekspor Template
      Klik tombol “Begin Export” untuk memulai proses ekspor template.
    6. Tunggu Proses Ekspor Selesai
      Sistem akan mengekspor template di latar belakang. Tunggu beberapa saat hingga proses selesai.
    7. Konfirmasi Ekspor Berhasil
      Setelah berhasil, akan muncul notifikasi: "Exported data sent to email. Check your inbox periodically."
    8. Tangani Error (Jika Terjadi)
      Jika muncul pesan error seperti “Maximum attempt exceeded”, tunggu waktu yang ditentukan (contoh: 5 menit) sebelum mencoba kembali.

    🔹 Isi Template

    1. Tinjau Template yang Diekspor
      Template yang diekspor berisi panduan pengisian data.
      Anda hanya perlu mengisi kolom berikut:
      • Employee ID
      • Schedule Pattern Action
      • Schedule Pattern ID
    2. Isi Kolom Schedule Pattern
      Di kolom Schedule Pattern Action dan Schedule Pattern ID, masukkan nilai yang sesuai untuk setiap karyawan.
    3. Persiapkan Template yang Sudah Diisi
      Setelah selesai, file ini akan menggantikan data yang ada di portal klien.
      Pastikan file template diunggah dalam format CSV.

    🔹 Impor Template yang Telah Diisi

    1. Temukan Bagian Import File
      Kembali ke aplikasi Staffinc Suite, lalu buka jendela popup Import File.
      Anda dapat mengklik area unggahan atau drag and drop file CSV ke area tersebut.
    2. Pilih File Template yang Telah Diisi
      Setelah file dipilih, klik tombol “Import File” untuk memulai proses unggahan.
    3. Tunggu Proses Impor Selesai
      Sistem akan memproses dan memvalidasi file CSV Anda. Tunggu hingga proses selesai.
    4. Lihat Hasil Impor
      Jika berhasil, akan muncul pesan sukses.

    🔹 Konfirmasi Penugasan Jadwal

    1. Kembali ke Halaman Employee Database
      Setelah proses impor selesai, kembali ke halaman Employee Database.
    2. Temukan Karyawan yang Telah Diberi Pola Jadwal
      Cari karyawan yang ingin Anda periksa, misalnya Aditya Saputra.
    3. Buka Halaman Employee Details
      Klik “View Details” pada nama karyawan untuk masuk ke halaman detail.
    4. Masuk ke Bagian Attendance BETA
      Di halaman Employee Details, cari bagian Attendance BETA.
    5. Lihat Data Attendance
      Klik bagian Attendance BETA untuk melihat schedule pattern yang telah ditugaskan kepada karyawan.
    6. Lihat Pola Jadwal yang Ditetapkan
      Pola jadwal “Standard Week Shift” kini terlihat di bagian Attendance BETA.
    7. Pahami Proses Pembuatan Jadwal Otomatis
      Setelah pola berhasil ditugaskan, sistem akan secara otomatis menghasilkan jadwal kerja untuk karyawan sesuai konfigurasi schedule pattern tersebut.
      Jadwal ini dapat dilihat di halaman Employee’s Schedule.