Payroll Disbursement

    Last updated on 

    Disbursement atau pencairan gaji adalah proses pembayaran gaji kepada karyawan setelah semua komponen gaji dihitung dan disetujui. Pada laman disbursement, Anda dapat menggunakan fitur pencarian dan filter untuk mencari daftar batch disbursement yang telah dibuat.

    Menyaring dan Menampilkan Data

    -1.png

    • Filter by Month: Pilih bulan yang diinginkan untuk menampilkan daftar batch disbursement yang dibuat pada bulan tersebut.
    • Search by Batch Name: Cari batch disbursement berdasarkan nama batch.
    • Filter by Branch: Pilih branch untuk menampilkan daftar batch disbursement yang terkait dengan branch tersebut.
    • Filter by Created Time: Tentukan waktu pembuatan batch disbursement untuk menyaring data.
    • Filter by Status: Pilih status untuk menampilkan daftar batch disbursement berdasarkan statusnya (misalnya: completed, failed, check, rejected).

    Status Disbursement

    • In progress: Disbursement menunggu review dari tim internal staffinc.
    • Completed: Seluruh data pembayaran berhasil terkirim ke rekening.
    • Failed: Seluruh data pembayaran gagal terkirim ke rekening karena adanya kendala dari sistem atau pihak bank.
    • Check: Sebagian data terkirim dan sebagian tidak (parsial).
    • Rejected: Data ditolak oleh tim internal Staffinc.

     Berikut adalah langkah-langkah untuk mengelola dan mencairkan gaji karyawan:

    Langkah-Langkah Mengelola dan Mencairkan Gaji Karyawan

    1. Akses Menu Disbursement
    • Pilih menu Disbursement 1.png
    2. Buat Disbursement Baru

    Seluruh data yang bisa di-disbursement-kan adalah seluruh payroll report yang sudah di-approve, baik general payroll ataupun direct payroll. Hal ini diperlukan untuk mengisi data payroll report dalam pembuatan disbursement.

    • Klik tombol Create Disbursement di pojok kanan atas.2.png

    • Anda akan diarahkan ke laman Create Disbursement. 3.PNG

    3. Isi Data pada Disbursement Detail

    4.png 5.PNG

    • Batch Name: Masukkan nama batch yang jelas dan deskriptif. Misalnya, "Pencairan Gaji Januari 2024" atau "Batch Pembayaran Q1".

    • Periode: Tentukan periode pembayaran dengan memilih bulan dan tahun.

    • Payroll Report: Lampirkan atau pilih laporan payroll yang sesuai untuk periode tersebut.

    • Send Receipt To: Masukkan alamat email atau informasi kontak penerima tanda terima. Single Agent untuk employee terkait saja dengan menambahkan satu email. Sedangkan jika anda memilih all agent, anda dapat menambahkan beberapa email pada kolom cc dan bcc.

    • Description: Tambahkan deskripsi singkat mengenai pencairan gaji ini.
    4. Pilih Agent
    • Klik Select Agent yang sesuai. Anda bisa memilih satu atau lebih agent.6.png
    5. Create Disbursement

    • Klik Create Disbursement. 7.png

    • Akan muncul pop up Disbursement Request Confirmation, klik Confirm. 8.PNG

    • Notifikasi Disbursement Berhasil akan muncul. Klik View Request Detail untuk melihat informasi disbursement. 9.PNG

    • Pada disbursement info akan menampilkan status in progress ketika baru saja dibuat. 10.png

    6. Kembali ke Disbursement List

    • Klik tombol **Back **untuk kembali ke laman Disbursement List. 11.png

    • Pada daftar tersebut, Anda dapat melihat status disbursement Anda. 12.PNG

    Proses Status Disbursement

    • In progress: adalah status disbursement yang baru selesai dibuat, dan menunggu review dari tim internal staffinc.
    • Completed: Apabila disbursement telah diapprove oleh tim internal staffinc, kemudian data diregistarikan ke bank. Jika seluruh data valid menurut pihak bank maka data pembayaran akan berhasil terkirim ke rekening.
    • Failed: Apabila disbursement telah diapprove oleh tim internal staffinc, namun terdapat kendala dari sistem atau pihak bank dapat menjadi penyebab pembayaran gagal terkirim ke rekening sehingga status menjadi failed. Penyebabnya gagal kirim dapat dilihat di kolom remaks yang terletak paling ujung agent list. Berikut cara melihat detil :

    Failed Status Detail Remarks

    Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat mengelola proses pencairan gaji karyawan dengan efisien dan memastikan bahwa semua pembayaran dilakukan dengan tepat waktu dan akurat.