Segala Hal yang Perlu Anda Ketahui tentang Kebijakan Kehadiran (Attendance Policy)

    Last updated on 

    Staffinc Suite menggunakan konsep Attendance Policy sebagai pusat konfigurasi untuk semua aturan terkait kehadiran. Ini mencakup pengaturan persetujuan, serta mengontrol ketersediaan dan perilaku berbagai fitur di sistem Employee Self-Service (ESS). Dengan demikian, pengguna dapat menyesuaikan fungsi absensi sesuai kebutuhan organisasi masing-masing.

    Konfigurasi bisa mencakup metode check-in dan check-out — misalnya validasi wajah/selfie, validasi lokasi — serta penerapan aturan untuk keterlambatan atau pulang cepat. Selain itu, kebijakan ini juga mengatur kelayakan fitur seperti jam istirahat, lembur, pengajuan dispute, permohonan cuti, dan penanganan pengecualian seperti perubahan jadwal atau penandaan WFH / dinas luar.

    Mekanisme persetujuan (approval) pun bisa diatur fleksibel — apakah langsung disetujui otomatis (auto-approved) atau harus melalui persetujuan manual.

    Untuk membuat atau mengakses database kebijakan kehadiran: buka Settings → Attendance → Attendance Policy.

    📋 Detail Setelan di Halaman Attendance Policy

    Di halaman Attendance Policy terdapat berbagai opsi konfigurasi. Berikut penjelasan tiap-opsinya:

    Group Sub Group Definition
    Attendance Type Selfie Without Verification Bukti kehadiran dikumpulkan melalui foto selfie. Karyawan diwajibkan mengambil foto sebagai bukti hadir sesuai jadwal yang diberikan.
    Selfie With Verification Bukti kehadiran dikumpulkan melalui foto selfie. Setiap selfie yang diambil saat check-in dan/atau check-out akan divalidasi secara otomatis oleh sistem dengan membandingkannya dengan foto profil yang diunggah saat onboarding.

    Prosesnya bekerja sebagai berikut: setiap kali selfie direkam, sistem melakukan validasi dan langsung memberikan umpan balik kepada pengguna, menunjukkan apakah selfie tersebut valid atau tidak valid.
    Selfie With Verification & Liveness Detection Bukti kehadiran dikumpulkan melalui foto selfie, yang mencakup pemeriksaan liveness di mana karyawan harus berkedip dan menggelengkan kepala. Setelah melewati pemeriksaan liveness, sistem akan memvalidasi selfie dengan membandingkannya dengan foto onboarding saat check-in dan/atau check-out.
    Check in Button Availability Check in Button Availability 1. Jika disetel menjadi nonaktif, tombol Check-In akan tersedia selama jadwal terlihat pada beranda—tanpa memandang waktu.
    2.
    Jika disetel menjadi aktif, tombol Check-In hanya akan muncul dalam rentang waktu yang ditentukan. Misalnya, jika rentangnya 30 menit, maka tombol Check-In akan tersedia mulai 30 menit sebelum jadwal mulai.
    Auto-tag Late Check-in Auto-tag Late Check-in 1. Jika disetel menjadi nonaktif, sistem tidak akan secara otomatis menandai keterlambatan.
    2.
    Jika disetel menjadi aktif, admin harus menentukan batas toleransi keterlambatan. Misalnya, jika ditetapkan 30 menit dan jadwal karyawan dimulai pukul 10:00, maka check-in setelah 10:30 akan dianggap terlambat. Jika karyawan check-in pada pukul 10:35, sistem akan otomatis menandai mereka Terlambat 5 menit.
    Required check-out Required check-out Secara default, catatan kehadiran membutuhkan check-in dan check-out untuk mematuhi regulasi standar. Namun, jika terdapat kondisi di mana karyawan dapat dianggap hadir hanya berdasarkan check-in saja, atau jika klien lebih memilih status kehadiran ditentukan berdasarkan check-in, pengaturan ini dapat disetel menjadi nonaktif.
    Geofence Geofence Validation Ketika pengaturan ini aktif, karyawan diwajibkan melakukan absensi hanya di lokasi yang ditetapkan untuk mereka. Jika berada di luar radius yang ditentukan, mereka tidak dapat melakukan check-in.
    Ketika pengaturan ini
    nonaktif, karyawan dapat melakukan check-in dan/atau check-out dari lokasi mana pun tanpa batasan.
    Location Modification Request Pengaturan ini hanya dapat dikonfigurasi jika pelacakan lokasi geofence aktif. Jika diaktifkan, ini memungkinkan karyawan meminta modifikasi lokasi mereka—dengan syarat lokasi baru dipilih dari daftar lokasi kerja klien yang terdaftar.
    Misalnya, jika seorang karyawan ditugaskan pada lokasi tertentu namun berada di luar radius yang diizinkan, mereka dapat mengajukan permintaan modifikasi lokasi untuk melakukan check-in dari lokasi valid lainnya. Hal ini berfungsi sebagai
    solusi cadangan untuk mencegah masalah absensi akibat geofence yang ketat.
    Location Addition Request Pengaturan ini hanya dapat dikonfigurasi jika geofence dan permintaan modifikasi lokasi sama-sama aktif. Ini memberikan kesempatan bagi karyawan untuk meminta perubahan lokasi dan bahkan menambahkan lokasi baru yang belum terdaftar sebagai lokasi kerja klien.
    Saat mengajukan permintaan, karyawan harus memberikan nama lokasi dan koordinat lengkap (lintang dan bujur/pin point). Namun, setiap lokasi yang diajukan melalui permintaan ini dianggap sebagai
    sementara dan tidak akan otomatis ditambahkan ke database lokasi kerja resmi.
    Auto Reject Incomplete Attendance Auto Reject Incomplete Attendance Dengan mengaktifkan pengaturan ini dan menentukan total jumlah hari, sistem akan secara otomatis menandai kehadiran sebagai Tidak Hadir jika catatan absensi tidak lengkap—misalnya jika tetap berada pada status “Waiting for Check-In” atau “Waiting for Check-Out” melebihi batas waktu yang ditentukan.
    Record Break Record Break Jika klien mengharuskan pencatatan waktu istirahat, pengaturan ini harus diaktifkan. Setelah diaktifkan, tombol Break Recording akan muncul di aplikasi Staffinc Work.
    Ketika aktif, waktu mulai, waktu selesai, dan total durasi istirahat juga akan ditampilkan pada Attendance Monitoring Dashboard di Portal Staffinc Suite. Namun, catatan waktu istirahat tidak memengaruhi status kehadiran karyawan.
    Overtime Request Overtime Request Jika klien mengizinkan karyawan mengajukan lembur, pengaturan ini harus diaktifkan. Setelah aktif, akses untuk Overtime Request akan tersedia bagi karyawan.
    Semua pengajuan lembur akan tercatat dengan status Pending secara default. Pengajuan tersebut kemudian memerlukan persetujuan admin sebelum dianggap valid.
    Dispute Request Dispute Request Jika klien mengizinkan karyawan mengajukan keberatan terhadap status kehadiran atau status dan durasi lembur, pengaturan ini harus diaktifkan. Setelah aktif, akses untuk Dispute Request akan tersedia bagi karyawan.
    Semua dispute akan direkam dengan status Pending secara default. Pengajuan ini memerlukan persetujuan admin sebelum perubahan apa pun diterapkan pada catatan absensi atau lembur.
    Leave Request Leave Request Jika klien mengizinkan karyawan mengajukan cuti, pengaturan ini harus diaktifkan. Setelah aktif, akses untuk Leave Request akan tersedia bagi karyawan.
    Semua pengajuan cuti akan direkam dengan status Pending secara default. Pengajuan tersebut memerlukan persetujuan admin sebelum dianggap valid.
    Back Date Attendance Request Back Date Attendance Request Jika klien mengizinkan karyawan mengirim catatan kehadiran untuk tanggal sebelumnya, pengaturan ini harus diaktifkan. Setelah aktif, akses untuk Backdated Attendance Request akan tersedia bagi karyawan.
    Semua pengajuan backdate akan direkam dengan status Pending secara default. Pengajuan tersebut memerlukan persetujuan admin sebelum tercermin dalam catatan absensi resmi.
    Schedule Modification request Schedule Modification request Mengaktifkan pengaturan ini memungkinkan karyawan mengedit jadwal mereka saat ini dengan memilih dari daftar waktu kerja yang tersedia pada master schedule klien. Karyawan juga dapat menambahkan jadwal tambahan jika diperlukan.
    Schedule Addition Request Schedule Addition Request Mengaktifkan pengaturan ini memungkinkan karyawan menambahkan jadwal lain pada tanggal tertentu dengan memilih dari daftar waktu kerja yang tersedia pada master schedule klien. Karyawan dapat menambahkan beberapa jadwal jika diperlukan.
    Enable WFH Tagging Enable WFH Tagging Jika pengaturan ini diaktifkan, karyawan dapat memilih tag WFH (Work From Home) setelah melakukan check-in. Opsi ini akan muncul di aplikasi Staffinc Work, dan setelah dipilih, akan tercermin pada Attendance Monitoring Dashboard di Staffinc Suite Portal.
    Enable Business Trip Tagging Enable Business Trip Tagging Jika pengaturan ini diaktifkan, karyawan dapat memilih tag Business Trip setelah melakukan check-in. Opsi ini akan muncul di aplikasi Staffinc Work, dan setelah dipilih, akan tercermin pada Attendance Monitoring Dashboard di Staffinc Suite Portal.

    Beberapa pengaturan ini bisa digabungkan sesuai kebutuhan. Jika sebuah record absensi melanggar aturan yang memerlukan validasi manual, maka akan ditandai sebagai “pending approval.” Namun jika semua validasi diatur ke auto-approve, maka tidak dibutuhkan persetujuan manual.

    Kesimpulan — Keuntungan Menggunakan Attendance Policy dengan Baik

    Dengan memanfaatkan konfigurasi di Attendance Policy secara optimal, organisasi dapat:

    • Menyesuaikan sistem absensi dengan kompleksitas operasional: apakah perlu selfie, geofence, pencatatan lembur, izin, cuti, dan lain-lain.
    • Meningkatkan akurasi dan keandalan data kehadiran — mencegah kecurangan (misalnya absen di luar lokasi, atau palsu selfie).
    • Menyederhanakan proses persetujuan cuti, lembur, back-date, atau koreksi jadwal — semua melalui sistem terpusat.
    • Memberikan fleksibilitas: mendukung WFH, business trip, perubahan jadwal, dan kebutuhan khusus lainnya.
    • Membantu HR/perusahaan dalam memantau, melacak, dan melaporkan kehadiran secara lebih efisien.