Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Approval Management

    Last updated on 

    📌 Gambaran Umum / Pendahuluan

    Approval Management adalah fitur penting yang memastikan setiap permintaan terkait kehadiran yang diajukan oleh karyawan—seperti Cuti, Lembur, Koreksi Kehadiran, dan Dispute—melalui alur peninjauan dan otorisasi yang benar sebelum diselesaikan.

    Panduan ini memberikan gambaran lengkap tentang bagaimana approval management bekerja, di mana menemukannya, dan bagaimana mengkonfigurasinya secara efektif.

    📂 Jenis Permintaan yang Memerlukan Persetujuan

    Setiap permintaan dari karyawan yang memengaruhi data kehadiran dapat memerlukan persetujuan. Jenis permintaan tersebut meliputi:

    • Permintaan Cuti
    • Pengajuan Lembur
    • Kehadiran (misalnya: jika Work From Home butuh persetujuan)
    • Dispute (misalnya: perbedaan payroll akibat data kehadiran)

    Setiap jenis permintaan ini akan diproses melalui alur persetujuan sebelum berlaku di dalam sistem.

    📍 Di Mana Mengakses Approval Management

    Anda dapat mengelola persetujuan melalui:

    • Menu: Attendance
    • Sub Menu: Pending Approval

    Dari halaman ini, Anda dapat:

    • Melihat semua permintaan yang memerlukan perhatian Anda
    • Memfilter berdasarkan jenis permintaan (cuti, lembur, dan lain-lain)
    • Mengambil tindakan pada setiap permintaan secara individual atau massal

    🛠️ Metode Persetujuan (Approval Methods)

    Terdapat dua cara untuk memproses persetujuan:

    1. ✅ Single Approval
      1. Menyetujui atau menolak satu permintaan dalam satu waktu.
        Paling sesuai untuk peninjauan yang membutuhkan detail.
    2. ✅✅ Bulk Approval
      1. Memilih beberapa permintaan untuk disetujui atau ditolak secara bersamaan.
        Paling sesuai untuk persetujuan rutin atau ketika Anda sudah mempercayai kualitas data.

    Pilih metode yang paling sesuai dengan alur kerja Anda.

    🔁 Persetujuan Satu Lapis vs. Berlapis

    Sistem mendukung beberapa alur persetujuan:

    • Single-Layer Approval:
      Satu orang melakukan peninjauan dan persetujuan.
    • Multi-Layer Approval:
      Permintaan diproses melalui beberapa tingkat persetujuan
      (misalnya: Supervisor → Manager → HR).

    Untuk menyiapkan persetujuan berlapis:

    • Tentukan level persetujuan di Menu Settings → Attendance → Sub Menu Approval Rules
    • Petakan setiap level ke approver yang relevan
    • Hubungkan konfigurasi tersebut ke karyawan atau grup karyawan

    Hal ini memastikan setiap permintaan mengikuti alur yang benar dan menghindari hambatan proses.

    ⚙️ Konfigurasi & Pengaturan

    Pastikan struktur persetujuan dikonfigurasi dengan benar di dalam sistem agar mencerminkan hierarki organisasi Anda.

    Hal-hal yang perlu dikonfigurasi:

    • Aturan persetujuan berdasarkan jenis permintaan
    • Pemetaan karyawan ke Aturan Persetujuan (Approval Rules)

    💡 Tips

    • Tinjau permintaan yang menunggu persetujuan secara berkala untuk menghindari keterlambatan payroll atau sinkronisasi kehadiran.
    • Gunakan bulk approval untuk menangani periode dengan volume tinggi (misalnya setelah libur panjang).
    • Pastikan para approver memahami perannya dan memiliki akses ke sistem.