Semua yang Perlu Anda Ketahui tentang Jadwal

    Last updated on 

    Untuk menugaskan karyawan ke dalam jadwal dengan efektif, penting untuk memahami bagaimana sistem penjadwalan bekerja di platform kami. Panduan ini akan membantu Anda memahami tiga metode utama dalam membuat jadwal dan bagaimana cara memulainya.

    🧱 Langkah 1: Buat Master Schedule

    Sebelum menugaskan jadwal apa pun kepada karyawan, Anda harus terlebih dahulu membuat Master Schedule.

    Anggap Master Schedule sebagai pusat dari semua kemungkinan shift yang tersedia. Di sinilah Anda menentukan jam kerja yang tersedia, jenis shift, peran, atau slot waktu yang dapat ditugaskan kepada karyawan.

    🔑 Mengapa Master Schedule?
    Karena ini adalah fondasi dari semua penugasan. Tanpa ini, tidak ada jadwal yang bisa diberikan.

    👥 Langkah 2: Tugaskan Jadwal kepada Karyawan

    Terdapat tiga metode penugasan tergantung pada kebutuhan tim Anda:

    1. Penugasan Dinamis (Dynamic Assignments / No Pattern)

    Gunakan metode ini jika karyawan memiliki jadwal yang berubah-ubah atau tidak tetap.

    Anda dapat menugaskan jadwal berdasarkan karyawan dan tanggal tertentu.
    Pilih antara:

    • Penugasan tunggal – menugaskan satu jadwal secara manual
    • Penugasan massal – menugaskan beberapa jadwal sekaligus untuk menghemat waktu
    💡 Cocok untuk tim dengan shift bergilir, freelancer, atau perencanaan mendadak

    2. Penugasan Berdasarkan Pola (Pattern-Based Assignments / Recurring)

    Untuk karyawan dengan jadwal kerja yang konsisten, Anda dapat menentukan pola yang berulang.

    Langkah-langkahnya:

    • Buat pola jadwal (contoh: Senin–Rabu–Jumat pukul 09.00–17.00)
    • Pilih siklusnya (contoh: mingguan atau dua mingguan)
    • Sistem akan otomatis menghasilkan jadwal berdasarkan pola tersebut
    • Tugaskan pola tersebut ke karyawan melalui profil karyawan
    ⏱ Menghemat waktu untuk peran yang stabil seperti resepsionis, keamanan, atau staf operasional

    3. Kombinasi Keduanya

    Anda juga bisa menggabungkan kedua metode di atas.

    Sebagai contoh:

    • Anda sudah memberikan pola jadwal kepada seorang karyawan, tetapi
    • Karena adanya acara atau tugas mendadak, Anda perlu:
      • Menambah shift tambahan
      • Mengubah shift pada tanggal tertentu
      • Beralih ke Master Schedule lain

    Sistem memungkinkan Anda untuk melakukan override atau penugasan tambahan agar dapat beradaptasi dengan situasi tak terduga.

    🔧 Ideal untuk peran dengan jadwal dasar namun memerlukan fleksibilitas

    ✅ Ringkasan

    Jenis Penugasan Cocok Untuk Cara Penggunaan
    Dinamis (Berdasarkan Tanggal & Karyawan) Shift tidak teratur Gunakan penugasan tunggal atau massal
    Berdasarkan Pola (Pattern-Based) Shift berulang Buat pola jadwal dan tugaskan ke karyawan
    Kombinasi Peran fleksibel atau campuran Gunakan kombinasi pola dan penugasan per tanggal

    📝 Tips

    • Pastikan Master Schedule Anda selalu diperbarui sebelum melakukan penugasan.
    • Gunakan fitur penugasan massal untuk menghemat waktu saat menugaskan banyak karyawan.
    • Untuk audit atau koreksi, Anda selalu dapat menyesuaikan jadwal per hari meskipun sudah menggunakan pola.