Tentang Pencatatan Kehadiran

    Last updated on 

    Sebelum mempelajari cara menggunakan fitur Attendance di portal, penting untuk memahami konsep umum dan fleksibilitas dari proses pencatatan kehadiran.
    Sistem kami dirancang untuk mendukung skema kehadiran yang dapat dikonfigurasi, sehingga setiap klien dapat menyesuaikan prosesnya agar selaras dengan kebijakan dan kebutuhan operasional perusahaan.

    ✅ Apa itu Pencatatan Kehadiran?

    Pencatatan kehadiran adalah proses menangkap aktivitas check-in dan check-out karyawan sebagai bukti kehadiran harian mereka.
    Data ini menjadi dasar untuk:

    • Pelacakan waktu kerja
    • Pemantauan performa
    • Perhitungan payroll

    Karena setiap organisasi dapat memiliki aturan dan kebutuhan operasional yang berbeda, sistem kami memungkinkan penggunaan berbagai konfigurasi skema untuk mendukung keragaman tersebut.

    ⚙️ Konsep Utama dalam Konfigurasi Attendance

    Setiap perusahaan dapat mengatur bagaimana kehadiran dicatat dan divalidasi.
    Berikut adalah konfigurasi paling umum yang dapat diaktifkan secara individual maupun kombinasi, sesuai kebutuhan klien:

    📸 1. Bukti Kehadiran dengan Foto

    Karyawan diwajibkan mengambil selfie saat check-in dan/atau check-out sebagai bukti kehadiran. Opsi validasinya meliputi:

    Face Matching Validation

    Selfie yang diunggah dibandingkan dengan foto yang direkam saat onboarding.
    Jika tidak cocok, sistem dapat otomatis menandai kehadiran sebagai tidak valid.

    Liveness Detection

    Untuk mencegah kecurangan (misalnya menggunakan foto cetak atau gambar layar), sistem memastikan bahwa foto diambil secara langsung dan real-time.
    Ini mencegah orang lain melakukan clock-in atas nama karyawan tersebut.

    Kedua validasi foto ini dapat diaktifkan secara terpisah ataupun bersamaan, tergantung tingkat keamanan yang dibutuhkan.

    📍 2. Validasi Geolokasi (GPS)

    Sistem juga dapat memvalidasi kehadiran berdasarkan lokasi GPS karyawan:

    • Jika karyawan memiliki lokasi kerja tertentu, sistem memverifikasi apakah check-in/out dilakukan dalam area yang diizinkan.
    • Jika perusahaan memperbolehkan kerja jarak jauh atau peran yang mobile, validasi ini dapat dimatikan.
    • Jika diaktifkan, percobaan mencatat kehadiran di luar area yang ditentukan dapat otomatis diblokir.

    🏷️ 3. Attendance Tagging

    Setiap pencatatan kehadiran dapat diberi label atau status tertentu, seperti:

    • Telat Check-in
    • Pulang Lebih Cepat
    • WFH
    • Business Trip

    Tag ini biasanya digunakan oleh perusahaan dengan kebijakan kehadiran ketat dan dapat berpengaruh pada payroll atau penilaian performa.

    ⏰ 4. Batas Waktu Ketat & Minimal Jam Kerja

    Perusahaan dapat menerapkan aturan seperti:

    Strict Check-in Time Window

    Karyawan hanya diperbolehkan check-in pada rentang waktu tertentu. Percobaan di luar waktu tersebut akan diblokir.

    Minimum Working Duration

    Karyawan mungkin diwajibkan bekerja sejumlah jam minimum (misalnya 8 jam) sebelum boleh melakukan check-out.

    Aturan ini umum diterapkan untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan atau standar internal perusahaan.

    🔄 5. Penanganan Pengecualian (Perubahan Jadwal atau Lokasi)

    Untuk operasi lapangan yang dinamis, karyawan mungkin perlu:

    • Mengajukan perubahan jadwal kerja
    • Mengajukan perubahan lokasi kerja sementara

    Pengecualian ini dapat diaktifkan atau dibatasi sesuai kebijakan klien. Jika diperbolehkan, karyawan biasanya harus mengirimkan permintaan dengan detail atau bukti pendukung.

    ✅ 6. Alur Persetujuan (Approval Workflow)

    Setiap skema (foto, lokasi, waktu, dll.) dapat dipasangkan dengan proses persetujuan:

    • Klien dapat memilih persetujuan otomatis untuk kehadiran yang memenuhi semua aturan validasi.
    • Atau, mereka dapat mewajibkan persetujuan manual untuk sebagian atau seluruh data kehadiran, sehingga atasan atau HR dapat memverifikasi sebelum disetujui.