Memahami Mobile Channel Creation

Mobile Channel Creation adalah fitur yang memungkinkan karyawan lapangan untuk mendaftarkan channel baru — seperti outlet atau toko — langsung dari aplikasi mobile mereka saat berada di lapangan. Artinya, karyawan tidak perlu lagi menunggu admin menambahkan channel baru melalui portal sebelum mereka bisa mulai bekerja di lokasi tersebut.

Artikel ini menjelaskan apa yang dilakukan fitur ini, siapa saja yang terlibat, bagaimana proses persetujuan bekerja, dan apa yang perlu diharapkan dalam berbagai situasi.

Apa Itu Channel?

Di Staffinc Suite, channel adalah lokasi yang dikunjungi karyawan sebagai bagian dari pekerjaan mereka — misalnya, toko, outlet, atau lokasi pelanggan. Channel biasanya dibuat dan dikelola oleh admin melalui Client Portal.

Dengan Mobile Channel Creation, karyawan lapangan kini bisa membuat channel baru di tempat ketika mereka menemukan lokasi baru saat menjalankan aktivitas harian.

Siapa Saja yang Terlibat?

Ada dua peran dalam fitur ini:

CP User (Admin)
Admin mengelola fitur ini dari Client Portal. Mereka menentukan:

• Karyawan mana yang boleh membuat channel baru
• Apakah channel baru disetujui secara otomatis atau perlu ditinjau terlebih dahulu
• Informasi apa yang perlu diisi karyawan saat mendaftarkan channel
• Apakah akan menyetujui atau menolak channel yang dikirimkan oleh karyawan

Employee (Karyawan Lapangan)
Karyawan menggunakan aplikasi mobile. Mereka dapat:

• Mendaftarkan channel baru langsung dari lapangan
• Mengunjungi channel yang mereka buat (bahkan sebelum disetujui)
• Memantau status channel yang telah mereka kirimkan

Bagaimana Channel Baru Dibuat?

Saat karyawan menemukan lokasi baru yang ingin mereka daftarkan, mereka mengetuk tombol “+ Buat Channel Baru” di aplikasi mobile mereka. Tombol ini muncul di halaman utama (homepage) dan halaman daftar channel — namun hanya untuk tanggal hari ini, dan hanya jika karyawan memenuhi syarat berdasarkan Visitation Policy mereka.

Karyawan mengisi formulir pendaftaran. Kolom yang ditampilkan dalam formulir dikonfigurasi oleh admin — hanya kolom yang relevan yang terlihat, dan kolom wajib ditandai dengan tanda bintang (*).

Setelah karyawan mengirimkan formulir dengan mengetuk “Kirim”, channel akan melalui proses persetujuan.

Bagaimana Proses Persetujuan Bekerja?

Proses persetujuan bergantung pada bagaimana admin mengonfigurasi Visitation Policy. Ada dua mode:

Auto Approval Aktif

Sistem secara otomatis menyetujui channel segera setelah dikirimkan. Channel langsung menjadi Active dan karyawan dapat menggunakannya seperti channel lainnya. Tidak diperlukan tindakan dari admin.

Auto Approval Tidak Aktif

Channel dibuat dengan status Pending. Admin perlu meninjau dan memutuskan apakah akan menyetujui atau menolaknya. Selama menunggu keputusan:

• Karyawan yang membuat channel masih bisa melihat dan mengunjunginya.
• Karyawan lain belum bisa melihat channel tersebut.

Setelah admin menyetujuinya, channel menjadi Active dan dapat diakses oleh semua karyawan yang memenuhi syarat. Jika admin menolaknya, channel akan dihapus dari daftar karyawan tersebut.

Apa Saja Status Channel?

Setiap channel memiliki status yang menunjukkan posisinya dalam siklus hidupnya:

Status selalu ditampilkan sebagai badge pada kartu channel sehingga karyawan dan admin dapat melihatnya sekilas.

Apa yang Terjadi Setelah Channel Dibuat?

Jika Auto Approval Aktif:

• Channel langsung berstatus Active.
• Secara otomatis ditetapkan (assign) ke karyawan yang membuatnya.
• Karyawan yang dikonfigurasi untuk mengakses SEMUA channel juga akan menerimanya secara otomatis.
• Channel langsung muncul di daftar channel dan peta (map) pembuat.

Jika Auto Approval Tidak Aktif:

• Channel berada dalam status Pending.
• Hanya pembuat yang dapat melihatnya di daftar channel mereka.
• Pembuat dapat mengunjungi channel tersebut meskipun masih berstatus Pending.
• Admin meninjau dan memutuskan untuk menyetujui atau menolak dari tab Pending Approval di portal.
• Setelah disetujui, penetapan (assignment) secara otomatis disebarkan ke karyawan yang memenuhi syarat — tidak perlu langkah manual.

Apa yang Berbeda untuk Karyawan PJP?

Karyawan dengan Permanent Journey Plan (PJP) memiliki jadwal harian tetap berupa channel-channel yang sudah direncanakan. Saat karyawan PJP membuat channel baru, sistem memisahkannya sepenuhnya dari journey plan mereka untuk melindungi KPI dan target kinerja mereka.

Dalam praktiknya, ini berarti:

• Channel baru tidak muncul di daftar channel utama atau homepage.
• Channel hanya muncul di halaman Kunjungan Tambahan, yaitu ruang khusus untuk channel yang tidak terencana. Halaman ini diakses dari Kebab Menu (⋮) di homepage.
• Halaman Kunjungan Tambahan direset setiap hari — hanya channel tidak terencana hari ini yang ditampilkan. Data tidak dihapus; hanya tidak terbawa ke tampilan hari berikutnya.
• Mengunjungi channel baru tidak dihitung dalam target PJP atau KPI.
• Jika channel perlu menjadi bagian dari journey plan, admin harus menambahkannya secara manual ke grup PJP karyawan tersebut.

Di Mana Saya Bisa Melihat Channel yang Saya Daftarkan dan Riwayat Kunjungan?

Di aplikasi mobile:

• Channel yang Anda buat muncul di daftar channel Anda (Non-PJP) atau halaman Kunjungan Tambahan (PJP) beserta badge status terkini.
• Kunjungan yang sudah selesai selalu terlihat di Kunjungan → Riwayat, terlepas dari apakah channel kemudian ditolak atau dinonaktifkan.
• Laporan tugas yang sudah dikirim selalu terlihat di Tugas → Riwayat, meskipun status channel telah berubah.

Di portal (untuk admin):

• Semua channel — termasuk yang dibuat dari mobile — muncul di Channel List dengan kolom Channel Source yang menunjukkan “Employee” atau “Admin.”
• Channel yang dikirimkan karyawan dan menunggu peninjauan muncul di tab Pending Approval.
• Setiap tindakan yang dilakukan pada channel (pembuatan, persetujuan, penolakan) dicatat di Activity Log pada halaman Channel Detail.

Ringkasan Singkat

Untuk instruksi langkah demi langkah tentang cara menggunakan fitur ini, lihat artikel terkait di bagian knowledge center ini.