Panduan Troubleshooting & Referensi — Mobile Channel Creation

    Last updated on 

    Gunakan artikel ini setiap kali Anda mengalami situasi yang tidak terduga saat menggunakan atau mengelola fitur Mobile Channel Creation. Anda juga dapat menggunakan bagian glosarium di bagian bawah sebagai referensi cepat kapan pun diperlukan.

    Masalah Umum & Cara Mengatasinya

    1. Tombol “+ Buat Channel Baru” tidak muncul

    Artinya: Tombol untuk mendaftarkan channel baru tidak tampil di halaman utama (homepage) atau daftar channel Anda.

    Periksa hal-hal berikut:

    • Apakah tanggal hari ini yang dipilih? Tombol ini hanya muncul saat Anda melihat jadwal hari ini. Jika Anda memilih tanggal yang sudah lewat atau tanggal yang akan datang pada kalender, tombol tidak akan muncul. Kembali ke tanggal hari ini.
    • Apakah admin Anda sudah mengaktifkan fitur ini? Tombol hanya muncul jika Visitation Policy Anda memiliki pengaturan “New Channel” yang diaktifkan. Jika tombol ini belum pernah muncul sebelumnya, hubungi admin Anda untuk memastikan kebijakan sudah dikonfigurasi dengan benar.
    • Apakah akses Anda baru saja diubah? Jika tombol sebelumnya terlihat lalu tiba-tiba menghilang, mungkin kelayakan Anda telah diperbarui oleh admin. Coba refresh aplikasi. Jika masih tidak muncul, tanyakan kepada admin Anda.

    2. Tombol terlihat, tapi saat ditap tidak ada respons atau muncul error

    Artinya: Anda bisa melihat tombol “+ Buat Channel Baru,” tetapi mengetuknya tidak membuka formulir pendaftaran.

    Periksa hal-hal berikut:

    • Pastikan koneksi internet Anda stabil.
    • Tutup aplikasi sepenuhnya lalu buka kembali, kemudian coba lagi.
    • Jika masalah berlanjut, laporkan kepada admin atau tim IT support Anda.

    3. Kolom formulir saya berbeda dengan yang dilihat rekan kerja saya

    Artinya: Anda dan rekan kerja menggunakan fitur yang sama tetapi melihat kolom (field) yang berbeda di formulir pendaftaran.

    Mengapa ini terjadi: Formulir dikonfigurasi oleh admin Anda. Hanya kolom yang diatur admin sebagai “visible” (terlihat) yang akan muncul di formulir Anda. Admin juga dapat memberikan nama kustom pada setiap kolom. Ini adalah perilaku yang normal — bukan kesalahan sistem.

    Yang perlu dilakukan: Jika Anda merasa ada kolom yang seharusnya ada tetapi tidak muncul, hubungi admin Anda untuk meninjau konfigurasi Channel Form.

    4. Saya sudah submit channel, tapi tidak bisa menemukan channel tersebut di daftar channel saya

    Artinya: Setelah berhasil mengirim formulir pendaftaran, channel tidak muncul di tempat yang Anda harapkan.

    Periksa hal-hal berikut:

    • Apakah Anda karyawan PJP? Jika ya, channel yang baru Anda buat TIDAK akan muncul di daftar channel utama Anda. Channel hanya akan muncul di halaman Kunjungan Tambahan (dapat diakses dari Kebab Menu ⋮ di homepage Anda). Ini adalah perilaku yang dirancang khusus untuk karyawan PJP.
    • Apakah Auto Approval dinonaktifkan oleh admin? Jika admin Anda menonaktifkan Auto Approval, status channel Anda adalah Pending. Channel akan tetap muncul di daftar Anda dengan badge Pending — cari di sana.
    • Apakah Anda berhasil submit? Periksa apakah Anda menerima halaman hasil sukses setelah mengetuk “Kirim.” Jika tidak, formulir mungkin tidak terkirim.

    5. Channel saya menampilkan status “Pending” — apa artinya dan apa yang harus saya lakukan?

    Artinya: Channel Anda telah dikirimkan dan sedang menunggu admin untuk meninjau dan menyetujuinya.

    Yang bisa Anda lakukan selama statusnya Pending:

    • Anda masih bisa melihat channel tersebut di daftar Anda (akan tampil dengan badge Pending).
    • Anda bisa memulai dan menyelesaikan kunjungan (visitation) ke channel tersebut.
    • Anda tidak bisa melakukan apa pun untuk mempercepat persetujuan — ini ada di tangan admin Anda.

    Yang terjadi selanjutnya:

    • Jika disetujui: channel menjadi Active dan dapat dilihat oleh karyawan lain yang memenuhi syarat.
    • Jika ditolak: channel akan menghilang dari daftar Anda. Anda tidak lagi bisa mengunjunginya.

    6. Channel saya ditolak (Rejected) — apa artinya?

    Artinya: Admin telah meninjau pengajuan channel Anda dan memutuskan untuk tidak menyetujuinya.

    Yang terjadi:

    • Channel dihapus dari daftar channel dan peta (map) Anda.
    • Anda tidak dapat mengunjungi atau menggunakannya dalam alur kerja operasional apa pun.
    • Kunjungan yang sudah Anda selesaikan sebelum penolakan tetap tercatat di riwayat Anda.

    Yang perlu dilakukan: Hubungi admin Anda untuk mengetahui alasan penolakan. Anda mungkin perlu mendaftarkan ulang channel tersebut dengan informasi yang telah diperbaiki.

    7. Saya sedang melakukan kunjungan dan channel tiba-tiba ditolak — apa yang terjadi dengan kunjungan saya?

    Kabar baik: Anda bisa menyelesaikan kunjungan yang sedang berlangsung seperti biasa. Sistem tidak akan menghentikan atau membatalkan kunjungan yang sudah dimulai meskipun channel ditolak di tengah proses.

    Setelah Anda menyelesaikan dan mengirim hasil kunjungan, channel tersebut akan menghilang dari daftar dan peta Anda. Anda tidak dapat memulai kunjungan baru ke channel tersebut.

    Catatan kunjungan yang sudah selesai tetap tersedia di Kunjungan → Riwayat.

    8. Saya mencoba menyetujui/menolak channel, tapi sistem menampilkan pesan “Channel status has been updated”

    Artinya (untuk CP User/Admin): Admin lain memproses channel yang sama secara bersamaan. Sistem mencegah terjadinya tindakan duplikat.

    Yang perlu dilakukan: Klik OK atau tutup pesan tersebut. Anda akan diarahkan ke Channel List di mana Anda dapat melihat status terbaru dari channel tersebut. Tidak diperlukan tindakan lebih lanjut dari Anda.

    9. Saya menyetujui beberapa channel sekaligus (bulk), tapi sebagian gagal — apa yang harus dilakukan?

    Artinya: Saat melakukan bulk approval atau bulk rejection, sebagian channel tidak dapat diproses. Ini bisa terjadi jika admin lain memproses channel tersebut secara bersamaan.

    Yang perlu dilakukan:

    1. Di modal ringkasan hasil, periksa berapa banyak yang berhasil dan berapa yang gagal.
    2. Klik “Export” untuk mengunduh daftar kegagalan dalam format Excel. File ini menampilkan channel mana yang gagal beserta alasannya.
    3. Channel yang gagal tetap terpilih di tab Pending Approval. Tinjau masing-masing dan coba lagi jika diperlukan.

    10. Channel yang saya buat tidak memengaruhi target PJP atau KPI saya — apakah ini benar?

    Ya, ini benar. Channel yang dibuat melalui Mobile Channel Creation diperlakukan sebagai kunjungan tidak terencana (unplanned) bagi karyawan PJP. Secara sengaja, channel ini tidak memengaruhi:

    • Jumlah target PJP
    • Perhitungan pencapaian KPI
    • Pelacakan penyelesaian journey plan

    Ini adalah desain yang disengaja untuk menjaga akurasi metrik kinerja terencana Anda. Jika Anda membutuhkan channel ini menjadi bagian dari journey plan, minta admin Anda untuk menambahkannya secara manual ke grup PJP Anda.

    Glosarium Referensi

    Status Channel — Arti Setiap Status

    Status Artinya
    Pending Channel telah dikirimkan oleh karyawan lapangan dan sedang menunggu tinjauan serta persetujuan admin.
    Active Channel telah disetujui (oleh sistem atau admin) dan sepenuhnya dapat digunakan secara operasional.
    Rejected Channel telah ditinjau dan ditolak oleh admin. Channel dihapus dari semua alur kerja operasional.
    Inactive Channel telah dinonaktifkan. Ini mengikuti perilaku manajemen channel yang sudah ada.

    Sumber Channel — Dari Mana Channel Berasal

    Sumber Artinya
    Admin Channel dibuat oleh CP User melalui Client Portal.
    Employee Channel dibuat oleh karyawan lapangan melalui aplikasi mobile (Mobile Channel Creation).

    Activity Log — Referensi Cepat Label Sumber

    Saat Anda meninjau Activity Log di halaman detail channel (portal), Anda akan melihat “Activity Source” (Sumber Aktivitas) untuk setiap kejadian. Berikut artinya:

    Activity Source Artinya
    Via Mobile Create Channel Channel didaftarkan oleh karyawan dari aplikasi mobile.
    Via Channel Approval Channel disetujui atau ditolak melalui tindakan tunggal admin dari halaman Channel Detail — atau disetujui otomatis oleh Sistem.
    Via Bulk Channel Approval Channel disetujui sebagai bagian dari tindakan bulk approval oleh admin.
    Via Bulk Channel Rejection Channel ditolak sebagai bagian dari tindakan bulk rejection oleh admin.

    Batas Operasi Massal (Bulk)

    Tindakan Maksimum Pilihan
    Bulk Approve 1.000 channel per tindakan
    Bulk Reject 1.000 channel per tindakan

    Hal Penting yang Perlu Diketahui

    Penguncian sesi formulir: Saat karyawan membuka formulir pendaftaran channel, formulir terkunci pada versi konfigurasi yang aktif saat itu. Jika admin memperbarui konfigurasi formulir sementara karyawan sedang mengisinya, sesi yang sedang berjalan tidak akan terpengaruh. Konfigurasi baru hanya berlaku bagi karyawan yang membuka formulir setelah pembaruan.

    Reset harian untuk karyawan PJP: Halaman Kunjungan Tambahan hanya menampilkan channel yang dibuat hari ini. Pada hari berikutnya, halaman menampilkan kondisi kosong. Ini tidak menghapus data apa pun — channel dan catatan kunjungan tetap tersimpan di sistem.

    Riwayat selalu tersimpan: Laporan tugas yang sudah dikirim (Riwayat Tugas) dan catatan kunjungan yang sudah selesai (Riwayat Kunjungan) selalu dapat diakses, meskipun channel kemudian menjadi Rejected atau Inactive.

    Jika masalah Anda tidak tercakup di sini, hubungi administrator sistem Anda atau ajukan permintaan dukungan.